국내는 체계적인 기록관리와 보존을 위해 2000년대부터 본격적으로 전자기록관리체계를 구축해왔다. 이와 관련해 ‘전자기록관리체계의 이슈와 대응방안’이란 주제로 한국외국어대(한국외대) 기록학연구센터가 9월 27일 세미나를 개최했다. 방재현 기록과 사회문화연구회 연구이사가 발표를 맡았으며 세미나에는 한국외대 정보기록관리학과 교수와 학생들을 포함한 30여 명이 참석했다.

  전자기록관리 개념과 체계가 정립되지 않았던 2000년대에 만들어진 전자기록관리체계는 현재까지도 기록관리에 많은 문제를 안겨준다. 전자기록은 전자체계로 생산되는 ‘전자문서’와 기존 종이문서로 존재하는 정보를 디지털화 한 ‘전자화 기록’으로 나뉜다. 전자문서는 메타데이터(속성정보)가 전자정보로 입력돼 검색 활용에도 사용된다. 방재현 연구이사는 “참여정부 시절부터 전자정부 구현을 위해 법률 제정 등의 노력을 했지만, 현재까지도 전자기록시스템은 제대로 구축되지 않았다”고 말했다. 부실한 실질적 정보 내용은 바뀌지 않고 겉모습만 개편된 채 현재까지 이어져 오고 있다는 설명이다.
 
  현재 국내 전자기록관리체계는 많은 개선을 이루었지만 검색을 통한 기록물 검색 등 활용도는 여전히 제자리에 머물고 있는 상황이다. 메타데이터는 여전히 기록물의 제목 등 기본 정보만 포함하는 등 기술 개선이 이뤄지지 못했다. 방재현 연구이사는 “전자기록물 관리시스템이 많이 개정됐지만, 메타데이터의 기본 내용은 전혀 바뀌지 않았다”며 근본적인 해결책 강구를 촉구했다. 뿐만 아니라 45.2억 면에 해당하는 종이문서는 전자화 됐음에도 상당 부분은 활용이 힘든 상태라고 지적했다. 방재현 연구이사는 “전자기록화 당시 전문을 입력하지 않고 아주 기본적인 메타데이터만 입력했다”며 “때문에 원본종이기록물 없이 전자시스템만으로 조회할 경우 원하는 정보를 얻지 못한다”고 지적했다. 방대한 양의 문서를 전자정보화 했음에도 원본종이기록물에 접근하기 힘든 시민에겐 사실상 정보가 존재하지 않는 것과 마찬가지인 것이다.

  이처럼 전자화된 정보기록물은 실제 무용지물인 경우가 많아 학계에선 요약정보를 통해 세부적인 검색이 가능하도록 관리체계를 정비해야 한다는 주장이 나온다. 지금이라도 일본의 국립공문서관처럼 문건에 대한 요약정보를 발췌해 입력해야 한다는 것이다. 혹은 기본적인 메타데이터를 갖고 ‘유사도 검색’을 통해 전자화된 기록을 효율적으로 검색하도록 재정비해야 한다는 목소리도 있다. 방재현 연구이사는 “대량의 데이터에서 유의미한 정보를 제공하고 이를 활용하도록 하는 것이 국가정보관리체계의 핵심”이라며 발표를 마무리했다.